Encadrer un convoyage en ACM (Accueil Collectif de Mineurs)

 La qualité de l’accueil et du départ est déterminante de l’impression générale que les parents garderont du séjour de leur enfant. Conscients des rares interactions qu’ils auront avec les animateurs pendant le séjour, c’est naturellement le jour du départ qu’ils chercheront à se rassurer. 

👋🏻  De la manière dont vous allez accueillir leur(s) enfant(s), aux réponses que vous apporterez à leurs interrogations, tout dans votre attitude contribuera à leur donner une première impression… bonne ou mauvaise. « Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression. »

Afin d’anticiper et d’organiser au mieux cette étape cruciale du séjour, il est indispensable de définir et répartir au préalable les rôles et responsabilités de chacun, notamment en ce qui concerne les points suivants (liste non exhaustive) :

• Accueil et orientation des parents / des enfants
• Gestion des listes nominatives (liste de présence)
• Gestion des documents administratifs
• Gestion des traitements médicaux / documents de santé
• Gestion de l'argent de poche
• Gestion des valises (notamment si le convoyage est prévu en train ou en avion)

L’organisateur – ou bien le.la directeur.trice – est tenu.e de désigner un chef de convoi. Ce dernier est responsable – par délégation – du convoyage. À ce titre, il doit s’assurer de la conformité du transport et veiller à son bon déroulement.

Découvrez le rôle et les responsabilités du chef de convoi.

Dans tous les cas, il faudra absolument éviter les débordements et rester maître de la situation. Vous devrez faire preuve de professionnalisme, de maturité et de rigueur. Enfin, adoptez un comportement positif (attitude, sourire, regard, langage, etc.) et soignez votre apparence.

Le jour J du départ

Dès leur arrivée, les parents doivent être en mesure d’identifier rapidement le point de RDV (parcours fléché, panneaux d’affichage, etc.) et de reconnaître facilement les membres de l’équipe d’encadrement (tee-shirts, badges, casquettes, etc.).

• Pour parer à toutes les situations, munissez-vous d’un carnet de notes, d’un stylo, de quelques sacs et d’enveloppes.
• Arrivez impérativement au minimum 30 minutes avant l’heure de RDV fixée aux parents sur la convocation. Présentez-vous aux parents et répondez à leurs interrogations.
• Écoutez attentivement les renseignements qu’ils vous donnent et tenez compte de leurs remarques, conseils, avis (prenez des notes si nécessaire).
• Récupérez les documents importants et l’argent de poche de l’enfant (vérifier la somme). Le cas échéant, transmettez les recommandations médicales ainsi que les médicaments à l’assistant.e sanitaire (AS) du séjour.

👋🏻  À noter : si plusieurs animateurs sont chargés de réceptionner les enfants et de recueillir les documents, il est indispensable de croiser régulièrement les listings afin d’éviter les couacs ! (cela évitera par exemple d'attendre ou de téléphoner aux parents d’un enfant déjà présent.).

• Vérifiez que les bagages portent une étiquette indiquant les coordonnées de l’enfant et les informations du séjour auquel il participe (dates, tranche d’âge, thématique).
• Rassurez les enfants qui en ont besoin (angoisse de séparation, crainte de partir avec des personnes inconnues, premier voyage en car, en train ou en avion).
• Regroupez et canalisez les enfants avant le départ. Renseignez-les sur le déroulement du convoyage : temps de trajet, arrêt(s) prévu(s), correspondances, etc.
• Encadrez le groupe dans tous les déplacements – même les plus courts – surtout dans les gares et les aéroports.
• Appelez les enfants (en vous appuyant sur votre liste nominative) et faites-les monter à bord dans le calme, aidez-les à s’installer et recomptez-les une nouvelle fois.

💡 À noter : si l'effectif d'enfants est particulièrement conséquent, n'hésitez pas à le scinder en plusieurs petits groupes et ainsi faciliter les déplacements.

Transport en car : avant le trajet

• Regroupez et chargez les bagages en soute, selon un ordre précis le cas échéant (par exemple, lorsqu'il a plusieurs groupes à bord et qu'ils ne se rendent pas tous au même endroit).

Transport en train : avant le trajet

Pour les voyages en train, chaque membre de l’équipe d’encadrement doit savoir dans quelle voiture il montera, le nombre d’enfants dont il aura la charge et les places précises qu’il occupera à bord. Les billets devront être compostés au préalable.

• Regroupez les bagages sur le quai de départ du train, idéalement devant la ou les voitures correspondant à vos titres de réservation.
• Anticipez la montée à bord. Pour gagner en efficacité, il est conseillé de charger d’abord les bagages avant de faire monter les enfants dans les voitures du train.

Transport en avion : avant le trajet

• Assurez vous que les jeunes disposent de l'ensemble des documents administratifs requis pour voyager (passeport, certificat médical, autorisation de sortie de territoire - y compris pour les escales, etc.), en particulier s'il s'agit d'un vol international.
• Anticipez au maximum les timing ! Se déplacer en groupe requiert plus de temps, notamment lorsqu'il s'agit d'enregistrer un grand nombre de passagers ainsi que leurs bagages, de passer les contrôles de sécurité, d'embarquer à bord de l'appareil ou d'emprunter une correspondance le cas échéant.